Vom Ziel zur Umsetzung – Mit einer klaren Roadmap zum Erfolg
Regulatorische Anforderungen, veränderte Markt- und Wettbewerbsbedingungen sowie gesellschaftliche Erwartungen bestimmen zunehmend die Rahmenbedingungen, unter denen Organisationen ihre Aufgaben erfüllen. Gleichzeitig wachsen sowohl Anspruch als auch Druck, Leistungen noch verlässlicher, serviceorientierter und wirtschaftlicher zu erbringen. Viele Organisationen haben deshalb bereits Initiativen und Einzelprojekte zur digitalen Weiterentwicklung gestartet. Häufig fehlt jedoch eine übergeordnete Sicht auf das Gesamtbild, etwa auf Fragen wie:
Welche Digitalisierungsbedarfe bestehen?
Welche bestehenden und perspektivischen Vorhaben zahlen auf welche Ziele ein?
Wie greifen die einzelnen Projekte ineinander?
In welcher Reihenfolge lassen sie sich mit den verfügbaren Ressourcen umsetzen?
Wie lässt sich dieses Gesamtgefüge aus Projekten und Initiativen verlässlich steuern?
Wir begleiten Sie von der ersten Orientierung bis zur abgestimmten Digitalisierungsroadmap. Gemeinsam mit Ihnen schärfen wir das Digitalisierungsselbstverständnis Ihrer Organisation, entwickeln Leitplanken, erfassen Prozesse und Systeme, identifizieren Optimierungs- und Digitalisierungsbedarfe und bündeln bestehende sowie perspektivische Initiativen zu klar beschriebenen Projektideen. Diese werden gemeinsam bewertet und priorisiert, sodass ein tragfähiges Projektportfolio entsteht. Daraus entsteht eine Digitalisierungsroadmap, die Prioritäten, sachlogische Abhängigkeiten, zeitliche Bezüge und Ressourcenerfordernisse sichtbar macht. Gemeinsam mit einem Lenkungsgremium Ihrer Organisation verankern wir Roadmap und Projektportfolio als zentrales Steuerungsinstrument für die digitale Weiterentwicklung.
Sie suchen Orientierung und einen Partner, der Struktur, Erfahrung und Weitblick verbindet?
Mit unserem erprobten Roadmapping-Vorgehen übersetzen wir Ihre komplexen Herausforderungen in einen klaren Transformationspfad. Sprechen Sie mich gerne an."
Dr. Sven Barth
Geschäftsbereichleiter Öffentlicher Sektor
myconsult GmbH
Mit klarer Roadmap zur erfolgreichen Digitalisierung
Wir bringen Struktur in Ihre digitale Transformation
Roadmapping im Hochschulumfeld
Staatliche Hochschulen stehen unter hohem Druck, Verwaltung und Unterstützungsprozesse zu digitalisieren: rechtliche Vorgaben (z. B. EGovG, OZG), Erwartungen von Studierenden und Wissenschaft sowie begrenzte Ressourcen müssen zusammengebracht werden. Oft existieren bereits zahlreiche Initiativen rund um E-Akte, Fachverfahren oder Campus Management, der rote Faden fehlt jedoch.
Mit unserem Roadmapping-Ansatz schaffen wir eine verwaltungsweite Sicht. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Digitalisierungsselbstverständnis, erfassen Prozesse und Systeme in einem transparenten Register, identifizieren Optimierungs- und Digitalisierungsbedarfe und übersetzen diese in klar beschriebene Projekte. So entsteht eine Digitalisierungsroadmap, die zeigt, welche Vorhaben in welcher Reihenfolge sinnvoll sind, wie sie auf die strategischen Ziele einzahlen und wie Sie Ihre Unterstützungsprozesse Schritt für Schritt zukunftsfähig aufstellen.
Roadmapping im Mittelstand
Für mittelständische Unternehmen verschärfen Wettbewerb, Fachkräftemangel und steigende Kundenanforderungen den Druck, Geschäfts- und Unterstützungsprozesse digital weiterzuentwickeln. Viele Betriebe haben bereits CRM-, ERP- oder Shop-Projekte gestartet. Häufig fehlt jedoch der Überblick, wie die Maßnahmen zusammenhängen und was als Nächstes wirklich wichtig ist.
Im Roadmapping bündeln wir Ihre bestehenden Initiativen, machen Prozesse, Systeme und Schnittstellen transparent und leiten daraus ein tragfähiges Projektportfolio ab. Gemeinsam mit Ihnen priorisieren wir die Vorhaben entlang von Nutzen, Machbarkeit und verfügbaren Ressourcen und entwickeln eine Digitalisierungsroadmap, die Abhängigkeiten, Meilensteine und einen realistischen Umsetzungsweg sichtbar macht. So gewinnen Sie Klarheit für Investitionsentscheidungen und Fokus in Ihrer digitalen Transformation.
In zielgruppenspezifischen Workshops zu Ihrer individuellen Roadmap
Unser Roadmapping-Ansatz umfasst folgende Stufen:
Zu Beginn steht die Klärung, welchen Beitrag Digitalisierung für die Weiterentwicklung der Organisation leisten soll. In einem Zielbild-Workshop mit dem Führungsteam wird ein gemeinsames Digitalisierungsselbstverständnis erarbeitet:
Wie wollen wir künftig arbeiten?
Wo soll Digitalisierung entlasten?
Wo soll sie Qualität erhöhen oder neue Formen der Zusammenarbeit ermöglichen?
Dabei werden externe Rahmenbedingungen wie Regulierung, Wettbewerb und gesellschaftliche Erwartungen ebenso einbezogen wie interne strategische Ziele und bereits laufende Initiativen. In der Gesamtsicht entsteht ein Selbstverständnis zur Digitalisierung. Wofür Digitalisierung bewusst eingesetzt wird, welche Arbeitsweise angestrebt ist und welche Rolle die IT übernimmt. Dieses Zielbild bildet den Bezugspunkt für alle weiteren Schritte im Roadmapping.
Innerhalb der Leitplanken des Digitalisierungsselbstverständnisses geht es nunmehr darum zu identifizieren, wo Optimierung oder Digitalisierung notwendig ist und welche konkreten Bedarfe die Organisation hat. Dazu wird ein Prozess- und Anwendungssystemregister aufgebaut, das die relevanten End-to-End-Prozesse und die jeweils eingesetzten Systeme zusammenführt.
In strukturierten Interviews mit Prozessbeteiligten (Fachexperten, Prozessverantwortlichen und weiteren Stakeholdern) werden Abläufe, Medienbrüche, Doppelarbeiten, Engpässe und Abhängigkeiten erhoben. Entscheidend ist die Einschätzung, wo Optimierungsbedarf besteht und wo Digitalisierung ein sinnvoller Hebel sein kann. Die wesentlichen Optimierungs- und Digitalisierungsbedarfe je Prozess werden prägnant und nachvollziehbar im Prozess- und Anwendungssystemregister dokumentiert.
So entsteht eine gemeinsame Sicht darauf, wo Prozesse organisatorisch oder fachlich verbessert werden können, wo Digitalisierung diese Verbesserungen unterstützen kann und wo bestehende Lösungen bereits tragfähig sind. Das Prozess- und Anwendungssystemregister bildet damit das fachliche Rückgrat des Roadmappings.
Zumeist liegt der initiale Fokus auf den Unterstützungsprozessen; das Vorgehen kann anschließend schrittweise auf weitere Bereiche und Themenfelder ausgedehnt werden. Die aktive Einbindung der Prozessbeteiligten sorgt zudem dafür, dass spätere Entscheidungen über Projekte und Prioritäten fachlich fundiert und besser nachvollziehbar sind.
Auf Basis des Prozess- und Anwendungssystemregisters wird die Prozess- und Systemlandschaft in einem IT-Bebauungsplan verdichtet dargestellt. Der IT-Bebauungsplan im Ist-Zustand zeigt, welche Prozesse in welchen Systemen laufen, wo parallele oder überschneidende Funktionalitäten existieren, wo kritische Schnittstellen und Medienbrüche auftreten und welche Anwendungen für bestimmte Bereiche besonders zentral sind. Neben Prozessen und Anwendungen werden auch wesentliche Datenflüsse betrachtet.
In einem zweiten Schritt wird dieser Ist-IT-Bebauungsplan in einen Soll-Zustand überführt. Dabei wird festgelegt, welche Systeme perspektivisch eingeführt, ausgebaut, konsolidiert oder abgelöst werden sollen, in welchen Systemen bestimmte Prozesse künftig vorrangig ablaufen und wie sich Schnittstellen reduzieren lassen.
Der Soll-IT-Bebauungsplan beschreibt damit, wie die zukünftige Prozess- und Systemlandschaft die angestrebte Arbeitsweise der Organisation bestmöglich unterstützt.
Aus Zielbild, Prozess- und Anwendungssystemregister sowie IT-Bebauungsplan ergeben sich fachliche, organisatorische und technische Digitalisierungs- und Anpassungsbedarfe. Diese werden thematisch gebündelt und zu Projekten verdichtet. Das kann zum Beispiel die Neugestaltung bestimmter Prozesse, die Einführung oder Ablösung von Systemen oder die Anpassung von Rollen und Verantwortlichkeiten betreffen.
Für jede dieser Projektideen wird ein kompakter Projektsteckbrief erstellt, der Ziele, Scope, Beteiligte, Projektumfeld, relevante Stakeholder, das skizzierte Projektvorgehen, geschätzten Aufwand, Voraussetzungen, Abhängigkeiten sowie Chancen und Risiken beschreibt.
So entstehen konkrete Vorhaben, die in der Gesamtarchitektur der Organisation verortet und anschließend gezielt weiterentwickelt werden können.
Die Projektideen werden in einem Projektregister zusammengeführt und gemeinsam bewertet. Grundlegende Bewertungskriterien sind zum Beispiel Beitrag zum Zielbild, Risiken, Abhängigkeiten, Aufwand, Komplexität und verfügbare Ressourcen.
Auf dieser Basis entsteht ein Projektportfolio, das erkennen lässt, welche Projekte unverzichtbar sind, welche sinnvoll nachgelagert umgesetzt werden und wo bewusst Freiräume bleiben. Die Priorisierung, etwa entlang der Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit, erfolgt in der Regel in einem Projektportfolioboard oder einem vergleichbaren Gremium, in dem die relevanten Entscheidungs- und bedarfsweise Fachrollen vertreten sind. Dort werden unterschiedliche fachliche und strategische Perspektiven zusammengeführt. Zielkonflikte werden nicht ausgeblendet, sondern für Entscheidungen bewusst gemacht.
Nach den initialen Sitzungen befasst sich das Projektportfolioboard in regelmäßigen Abständen mit dem Projektportfolio. Es entscheidet über Status und Priorität der Vorhaben, über die Zuteilung von Ressourcen sowie über den Umgang mit Themen, die aus den Einzelprojekten eskaliert werden.
Je nach Ausgangslage kann auf bestehende Entscheidungs- und Gremienstrukturen zurückgegriffen werden oder myconsult unterstützt beim Aufbau einer schlanken Portfolio-Governance. Dazu gehören klare Kriterien für die Bewertung, transparente Entscheidungswege und feste Termine für die Überprüfung des Projektportfolios. Das Projektportfolioboard wird dabei nicht nur als temporäre Projektstruktur verstanden, sondern als dauerhaftes Gremium, das die weitere Entwicklung des Projektportfolios auch nach Abschluss des Roadmapping-Projekts steuert.
So wird aus einer Sammlung von Projektideen ein steuerbares Projektportfolio, das den roten Faden der digitalen Transformation sichtbar macht.
Aus dem Projektportfolio wird eine Digitalisierungsroadmap abgeleitet. Sie ordnet die durch das Projektportfolioboard priorisierten Projekte zeitlich, berücksichtigt Abhängigkeiten und notwendige Vorarbeiten, bündelt Vorhaben in sinnvolle Wellen und markiert wesentliche Meilensteine.
Dabei werden unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt:
Welche Projekte schaffen Grundlagen für andere?
Was kann parallel laufen, ohne sich gegenseitig zu behindern?
Wo sind externe Fristen zu beachten?
Welche Ressourcen stehen zu welchem Zeitpunkt realistisch zur Verfügung – und welche Projekte können zum Beispiel nicht starten, weil zentrale Akteure anderweitig gebunden sind?
Die Roadmap beschreibt einen strukturierten Umsetzungsweg bzw. Transformationspfad über mehrere Jahre und lässt sich mit bestehenden Vorgehensweisen im Projektmanagement, ob klassisch oder agil, verbinden. In vereinbarten Intervallen werden Projektportfolio und Roadmap im Projektportfolioboard erneut betrachtet. Das Board erhält Statusmeldungen und greift ein, wenn Anpassungen notwendig sind, etwa bei der Reihenfolge von Projekten, beim Zuschnitt oder bei der Ressourcenausstattung. Das operative Projektmanagement bleibt in der Verantwortung der jeweiligen Projekte oder eines ggf. eingerichteten PMO, während das Board die übergreifende Steuerung und Priorisierung übernimmt.
Neue Rahmenbedingungen, Erfahrungen aus den Projekten und veränderte Prioritäten fließen so systematisch in die weitere Planung ein. Roadmapping wird damit als Grundlage für eine kontinuierliche Steuerung angelegt und nicht als einmalige Aktion.
Mit der Digitalisierungsroadmap liegt eine fundierte Grundlage für Entscheidungen und Planung vor. Je nach Bedarf kann myconsult die weitere Arbeit in unterschiedlichen Rollen und Tiefen begleiten. Dies reicht von der Unterstützung einzelner Projekte des Portfolios über die Gestaltung und Begleitung zentraler Abstimmungs- und Steuerungsformate bis hin zur Koordination und strategischen Steuerung des Gesamtportfolios.
Zentrale Ergebnisse des Roadmappings
Ein Roadmapping-Prozess führt in der Regel zu einem klaren Set an Ergebnissen:
- Ein Zielbild und ein Digitalisierungsselbstverständnis als Leitplanken der weiteren Entwicklung
- Ein Prozess- und Anwendungssystemregister mit den identifizierten Optimierungsbedarfen
- Ein IT-Bebauungsplan im Ist- und Soll-Zustand, der die Prozess-, System- und Datenlandschaft beschreibt
- Verortete Projektideen in Form von Projektsteckbriefen
- Ein abgestimmtes Projektportfolio mit nachvollziehbarer Priorisierung
- Eine Digitalisierungsroadmap mit Reihenfolge, Abhängigkeiten und Meilensteinen
- Eine verankerte Portfolio-Governance, zum Beispiel in Form eines Projektportfolioboards mit klaren Rollen und Routinen für die Fortschreibung von Portfolio und Roadmap
Diese Ergebnisse bilden zusammen eine Grundlage, um Digitalisierungsentscheidungen transparent zu treffen, zu begründen und im Zeitverlauf zu steuern.
Unterstützung durch myconsult im Roadmapping
myconsult verbindet Erfahrungen aus zahlreichen Transformationsvorhaben mit einem klar strukturierten Roadmapping-Ansatz. Die Perspektiven von Prozessen, Organisation und IT werden in einem gemeinsamen Bild zusammengeführt.
Wichtig ist dabei ein Vorgehen, das an bestehenden Strukturen, Projekten und Kompetenzen ansetzt, fachliche, organisatorische und technische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt und Ergebnisse liefert, die für die praktische Umsetzung unmittelbar nutzbar sind.
So entsteht eine Digitalisierungsroadmap, die fachlich stimmig ist und der Organisation hilft, ihren digitalen Transformationspfad bewusst zu wählen, nachvollziehbar zu begründen und wirksam zu steuern.
Mit uns haben Sie einen starken Partner an Ihrer Seite!
Profitieren Sie von umfangreichen Branchenkenntnissen und IT-Transformationskompetenz. Wir haben den Anspruch, Lösungen nicht nur theoretisch zu entwerfen, sondern in der Praxis erfolgreich umzusetzen.
Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf!
