Einführung einer elektronischen Akte
Der Übergang von Ihrer papierhaften Aktenführung zur elektronischen Akte bedeutet für die Gesamtorganisation vielschichtige Herausforderungen. Es erfolgt nicht nur ein Wechsel von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente, sondern das gesamte Ablageparadigma verändert sich. Es ist notwendig, die gewohnten Ablageverfahren auf den Prüfstand zu stellen und neue Ablagestrukturen in d.velop documents zu schaffen. In diesem Zusammenhang eröffnet sich maßgeblich die Frage der eindeutigen Identifizierbarkeit von Dokumenten, z. B. anhand einer Leit-ID, eines Dokumententyps oder eines anderen Attributs.
Eine zentrale Rolle spielt dabei die konsequente Einbindung bestehender Fachverfahren sowie die technische Anbindung von Systemen wie Campus-Management-Lösungen oder ERP-Systemen. Diese Systeme erzeugen im Tagesgeschäft große Mengen strukturierter Daten und relevanter Dokumente, die für eine ganzheitliche, medienbruchfreie Aktenführung unverzichtbar sind.
Die Nutzung der elektronischen Akte ist dann besonders effizient, wenn Sie nicht nur das System nutzen, sondern das Potential Ihrer Prozesse hinsichtlich der Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung ausschöpfen.
Ihre Mehrwerte. Unsere Aufgaben:
Unser Fachwissen in der Abbildung elektronischer Akten in d.velop documents ermöglicht es uns eine individuelle, für Ihre Organisation passende elektronische Akte zu konzipieren und direkt im System zu erstellen – egal ob elektronische Studierenden- und Bewerberakte, Personalakte oder Kreditorenakte.
Identifikation der relevanten Dokumente und Metadaten
Konzeption einer elektronischen Aktenstruktur
Konfiguration der elektronischen Akte im Dokumentenmanagementsystem von d.velop
Wir unterstützen Sie ebenfalls bei der Verortung der DH.NRW Masterakten an Ihrer Hochschule!
Schonmal über die Vorteile eines DMS nachgedacht?
Sie fragen sich, ob und wie Sie ein DMS nutzen können und ob die Einführung von elektronischen Akten Ihren Arbeitsalltag erleichtern wird?
Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf!
